対面や電話での共有カルチャーが、突然変われる準備

対面や電話で業務連絡するカルチャーからオンラインで迅速化するまでのお話。

これは2013年のできごとです。
2011年の東日本大地震あと、「クラウド」が注目を集め、中小企業が積極的にITを活用し始めます。
経営者や部門長は、生産性を高めたい。
いわゆるアナログ派の思考を、どうデジタル意識に切り替えるか。
ITツール導入の壁は高い。

複数の事業所があるが、毎月の会議で業務内容が共有されたり、対面で話す。急ぎの場合、電話で伝える。
テンポが遅く、お客様を待たせることが増えている。
期限以内に業務が終わらず、従業員にも迷惑がかかる。
パソコンはあるが共有するカルチャーがないため、末端で働く人たちは常にあわてながら働いている。

事業所の責任者たちは、ITが苦手で業務効率化や自動化ができずにいました。
そこで、きぢは自らITツールを使い始め、理解を示す従業員と使い始めます。
ゆっくりじっくり浸透させて3年後、役職者も使い出します。でも、相変わらず電話やファックスを使う。
2016年のできごとです。
経営者が変わり、IT活用の意識があったので、業務改革が動き出す。
多くの人たちは、ウェブエンジニアの僕を真似て、業務負荷をさげる工夫をします。

• 会社用Eメールを発行して、従業員同士が早く連絡できる
• Googleスプレッドシートに業務結果を記録し、自動的に集計結果がわかる
• PDFや画像をクラウドに保存して、早く確認・指示ができる
• 紙アンケートを完全オンライン実施して、コスト削減と集計の超高速化

トップの意識が変わると、組織の業務手順も劇的に変わります。
部門長や一部の従業員が働きかけるだけは、とにかく時間がかかる。
全体に広がるタイミングを待ちつつ、IT活用を水面化で進める事例です。
2022年なら、デジタル・トランス・フォーメーション(DX)を実現することに応用できますね。